Resumen de la Ley 25 de Quebec: cómo navegar en el nuevo panorama de la protección de datos y adaptar su estrategia de marketing

En un mundo cada vez más digital donde los datos personales se han convertido en un recurso valioso, la necesidad de proteger la confidencialidad y la integridad de esta información nunca ha sido más importante.

En este contexto, la provincia de Quebec, Canadá, presentó recientemente el Proyecto de Ley 25, una ley innovadora destinada a fortalecer la protección de los datos personales de los consumidores . Este nuevo reglamento, inspirado en el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea, representa un importante punto de inflexión para las empresas de todos los sectores.

La Ley 25 cubre varias áreas clave, desde el consentimiento explícito necesario para la recopilación de datos, hasta la protección de los datos de menores y los derechos de las personas a acceder a su información y solicitar su eliminación.

También tiene un impacto significativo en las estrategias de marketing digital, imponiendo restricciones más estrictas sobre cómo las empresas pueden utilizar los datos de los consumidores para publicidad dirigida.

Este texto explora los diversos aspectos de esta ley, su alcance, los cambios necesarios para las empresas y cómo herramientas como el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) pueden ayudar con el cumplimiento. También analiza las implicaciones prácticas para empresas de diferentes tamaños y sectores, y brinda consejos útiles sobre cómo navegar este nuevo panorama regulatorio.

Si usted es un ejecutivo de negocios que busca comprender lo que significa esta ley para su organización, o simplemente alguien interesado en la evolución de la protección de datos, este texto es para usted.

Ley 25 y sus plazos en resumen

Hasta el 22 de septiembre de 2022:

• Designación de un responsable de la protección de datos personales : Se trata de identificar a una persona o un equipo interno que será el responsable de velar por el cumplimiento de las obligaciones en materia de protección de datos personales. Servirá como punto de contacto para empleados y clientes en caso de preguntas o problemas relacionados con la protección de datos.

• Implementación de medidas para incidentes de privacidad: Estas medidas incluyen políticas y procedimientos para identificar, informar y gestionar cualquier violación de datos. Esto podría incluir cómo la empresa debe informar a los interesados ​​y a la autoridad de protección de datos.

• Cumplimiento de las nuevas normas para la comunicación de información personal sin consentimiento con fines de estudio, investigación o estadística: Estas nuevas normas podrían exigir la anonimización de los datos para determinados usos, con el fin de proteger la identidad de las personas interesadas.

• Evaluación de impacto en la privacidad (PIA): Se trata de una evaluación sistemática de los riesgos que un nuevo producto, sistema, iniciativa o programa podría suponer para la privacidad de las personas. Esto ayuda a identificar y mitigar riesgos potenciales en una etapa temprana.

• Notificación previa a la Comisión en caso de verificación o confirmación de identidad mediante características o medidas biométricas: Si la empresa planea utilizar características biométricas para verificar la identidad de una persona (por ejemplo, huellas dactilares, reconocimiento facial), debe informar a la Comisión antes de hacerlo. .

Hasta el 22 de septiembre de 2023:

• Establecimiento de políticas y prácticas que regulen el gobierno de la información personal: Implica el desarrollo de políticas y procedimientos internos para garantizar la protección de datos en todos los niveles de la organización.

• Réalisation d'une ÉFVP lors de la communication de renseignements personnels hors Québec: Si des données sont transférées hors de la juridiction, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée doit être effectuée pour s'assurer que les données seront traitées avec le même niveau de protección.
  
  
• Cumplimiento de nuevas normas en materia de consentimiento: Las empresas deben obtener un consentimiento informado, específico e inequívoco antes de recopilar, utilizar o divulgar datos personales.
  
  
• Destrucción o anonimización de información personal: cuando los datos ya no son necesarios, deben destruirse o anonimizarse para que ya no se pueda identificar al individuo.

• Cumplimiento de las nuevas obligaciones de información y transparencia hacia los ciudadanos: Esto significa que las empresas deben tener claro cómo utilizan los datos personales y deben proporcionar esta información de forma comprensible.

• Cumplimiento de nuevas reglas para compartir información personal sin consentimiento: Generalmente, se requiere consentimiento para compartir datos personales. Sin embargo, puede haber excepciones en las que no se requiere el consentimiento. Estas nuevas reglas aclararán cuándo y cómo esto puede suceder.

• Cumplimiento de las nuevas normas para la comunicación de datos personales fuera de Quebec: Los datos transferidos fuera de Quebec deben protegerse del mismo modo que si se conservaran en Quebec.

• Cumplimiento de nuevas reglas para el uso de información personal: Estas reglas especifican cómo se pueden usar los datos, incluidas restricciones de uso para fines secundarios sin el consentimiento del individuo.

• Provisión predeterminada de configuraciones de privacidad máxima para los productos o servicios tecnológicos ofrecidos : esto significa que la configuración de privacidad predeterminada de los productos o servicios debe establecerse en el nivel más alto de protección de datos.
  
  
• Cumplimiento de nuevas reglas para recopilar información personal sobre un menor: los datos sobre menores a menudo tienen un mayor nivel de protección, y las nuevas reglas especifican cómo se deben recopilar y utilizar estos datos.
  
  
• Respeto al derecho de cese de difusión, reindexación o desindexación (derecho al olvido): Las personas físicas tienen derecho a solicitar que sus datos sean eliminados o desindexados de los buscadores .

• Cumplimiento de las nuevas normas de comunicación de información personal para facilitar el proceso de duelo: En determinados casos, puede ser necesario compartir información personal para facilitar el proceso de duelo. Estas nuevas reglas especificarán cómo se debe hacer esto.

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Hasta el 22 de septiembre de 2024:

Responder a solicitudes de portabilidad de información personal: Las personas tienen derecho a solicitar una copia de sus datos en un formato utilizable y a transferir esos datos a otra organización. Las empresas deben poder satisfacer estas demandas.

Estas medidas concretas son necesarias para garantizar que las empresas cumplan con la legislación vigente en materia de protección de datos . Una formación adecuada del personal es esencial para garantizar su efectiva implementación y cumplimiento.

OPTAR POR PARTICIPAR VS OPTAR POR NO participar

En el contexto de la Ley 25 de Quebec, que refuerza las normas de protección de datos, los conceptos de "opt-in" y "opt-out" son extremadamente importantes para comprender cómo las empresas pueden obtener y utilizar datos personales de sus clientes.

Opt-in : Este es un enfoque proactivo para la gestión del consentimiento. En otras palabras, la empresa sólo puede recopilar o utilizar los datos personales de un individuo si éste ha dado su consentimiento explícito. Esto podría ser tan simple como marcar una casilla en un formulario en línea o firmar un acuerdo de consentimiento. En el contexto del Proyecto de Ley 25, este es generalmente el enfoque preferido, porque respeta el principio del consentimiento previo.

Exclusión voluntaria : este enfoque permite a la empresa recopilar o utilizar datos personales de un individuo, a menos que el individuo no esté de acuerdo explícitamente o solicite su exclusión voluntaria. Se trata de un enfoque más pasivo, en el que el silencio o la inacción se interpreta como consentimiento. Sin embargo, según el Proyecto de Ley 25, este enfoque es generalmente insuficiente para cumplir con las nuevas reglas de consentimiento.

Por lo tanto, la Ley 25 favorece firmemente el enfoque de “participación voluntaria” para la recopilación y el uso de datos personales. Esto significa que las empresas deben obtener un consentimiento explícito e informado antes de recopilar o utilizar los datos personales de sus clientes. También deben poder demostrar que han obtenido este consentimiento si las autoridades reguladoras los cuestionan.

Impacto de la Ley 25 en diferentes tipos de negocios o formas jurídicas

Esta ley de privacidad tiene implicaciones para todo tipo de empresas, independientemente de su estado o estructura. Las obligaciones específicas pueden variar según el tamaño de la empresa, el tipo de datos que procesa y cómo utiliza esos datos.

Organizaciones sin fines de lucro (OSFL) : estas organizaciones a menudo procesan datos confidenciales, incluida información sobre beneficiarios, donantes, voluntarios y empleados. Deben cumplir las mismas normas que las empresas con ánimo de lucro en materia de protección de datos. Esto puede significar una inversión de tiempo y recursos para garantizar el cumplimiento, lo que puede ser un desafío para las OSFL que a menudo tienen recursos limitados.

Empresas privadas : Para estas empresas, el cumplimiento de la nueva ley puede requerir una inversión significativa en términos de implementación de nuevas políticas, capacitación del personal y adaptación de los sistemas informáticos. Sin embargo, también existe un beneficio empresarial al garantizar una gestión adecuada de los datos personales. Las empresas que demuestran que se toman en serio la protección de datos pueden ganarse la confianza de sus clientes, lo que puede proporcionarles una ventaja competitiva.

Empresas públicas : Las empresas públicas, particularmente aquellas que prestan servicios públicos o procesan datos sensibles, también tendrán que cumplir con la nueva normativa. Al igual que ocurre con las empresas privadas, esto puede requerir una inversión de tiempo y recursos. Sin embargo, el cumplimiento de la legislación de protección de datos también puede mejorar la confianza del público en cómo estas empresas gestionan su información personal.

Pequeñas y medianas empresas (PYME) : las PYME podrían verse particularmente afectadas por la nueva ley, ya que a menudo tienen menos recursos para gestionar el cumplimiento. Sin embargo, es importante señalar que incluso las pequeñas empresas pueden procesar volúmenes importantes de datos personales y, por lo tanto, es fundamental que cumplan con la ley.

Es importante señalar que la ley se aplica a todas las organizaciones que procesan datos personales, estén ubicadas en Quebec o no. Por lo tanto, las organizaciones con sede fuera de Quebec, pero que procesan datos personales de residentes de Quebec, también deberán cumplir con la legislación.

La gestión adecuada de tu base de datos de clientes y prospectos requiere HubSpot

Un CRM (Gestión de relaciones con el cliente) como HubSpot puede ayudar a las empresas a cumplir con la nueva ley de Quebec sobre protección de información personal de varias maneras:

Organización de datos : un buen CRM puede organizar y gestionar los datos de los clientes de forma eficaz. Proporciona visibilidad sobre el origen, uso y almacenamiento de datos, lo cual es crucial para cumplir con los requisitos de la nueva ley. Además, facilita la actualización, corrección o eliminación de datos, en respuesta a las solicitudes de los clientes.

Consentimiento del cliente : los CRM modernos pueden ayudar a gestionar el consentimiento del cliente registrando y rastreando el consentimiento para diferentes usos de datos. Por ejemplo, HubSpot puede ayudar a rastrear quién ha dado su consentimiento a qué tipo de comunicaciones de marketing y puede retirar fácilmente ese consentimiento si el cliente lo solicita.

Seguridad de los datos : HubSpot tiene medidas de seguridad de datos integradas, como el cifrado, que pueden ayudar a proteger los datos confidenciales de los clientes. La ley exige que las organizaciones tomen medidas para proteger los datos personales y el uso de un CRM seguro como HubSpot puede ayudar a cumplir con este requisito.

Acceso y portabilidad de datos : si un cliente solicita ver sus datos o transferirlos a otra organización, un CRM puede facilitar este proceso reuniendo todos los datos relevantes en un solo lugar.

Eliminación de datos : si un cliente solicita la eliminación de sus datos, un CRM como HubSpot permite la eliminación fácil y permanente de la información del cliente en todo el sistema.

Es importante tener en cuenta que si una empresa utiliza un CRM para almacenar y gestionar datos de clientes, siempre debe asegurarse de que el proveedor de CRM también cumpla con la ley. En el caso de HubSpot, cuentan con una política de privacidad integral y procedimientos para ayudar a sus clientes a cumplir con las leyes de protección de datos .

¿Cuál es el impacto de la Ley 25 en la publicidad y las plataformas tecnológicas?

La Ley 25 de Quebec tiene importantes implicaciones para las pequeñas y medianas empresas (PYME) que utilizan plataformas publicitarias como Google Ads , Facebook Ads y LinkedIn Ads para sus campañas de marketing. Aquí hay algunos cambios concretos:

1. Consentimiento previo : Las PYMES deben asegurarse de haber obtenido el consentimiento previo de los usuarios antes de recoger o utilizar sus datos para campañas publicitarias . Esto significa que las PYMES probablemente necesitarán modificar sus formularios de registro o contacto para incluir casillas de verificación u otros mecanismos para que los usuarios brinden su consentimiento informado.

2. Orientación de anuncios : muchas PYMES utilizan la orientación por comportamiento para mostrar anuncios relevantes a los usuarios en función de su comportamiento en línea . Sin embargo, según el Proyecto de Ley 25, estas prácticas podrían restringirse si implican la recopilación o el uso de datos personales sin consentimiento. Las pymes deberán tener cuidado a la hora de utilizar estas plataformas para orientar la publicidad.

3. Cookies y otros rastreadores : las pymes que utilizan cookies u otros rastreadores para rastrear el comportamiento del usuario y mostrar publicidad dirigida también deben obtener el consentimiento del usuario antes de implementarlos. Esto puede requerir la configuración de un banner de cookies u otro mecanismo de consentimiento en su sitio web .

4. Transparencia : las pymes deben ser transparentes sobre cómo recopilan y utilizan los datos de los usuarios para la publicidad. Esto puede requerir la actualización de las políticas de privacidad y los avisos de consentimiento para incluir información detallada sobre las prácticas publicitarias.

5. Gestión de solicitudes de los usuarios : Según la Ley 25, los usuarios tienen derecho a solicitar el acceso a sus datos, rectificarlos, suprimirlos u oponerse a su tratamiento por motivos de marketing . Las PYME deberán implementar sistemas para gestionar estas solicitudes de manera efectiva.

Es importante señalar que estos cambios no sólo se aplican a las PYME con sede en Quebec, sino a cualquier empresa que recopile o utilice datos de residentes de Quebec, independientemente de su ubicación. Por lo tanto, las PYME deben ser conscientes de las implicaciones de esta ley, incluso si tienen su sede fuera de Quebec.

¿Qué contenidos debo modificar en mi sitio web para cumplir con la Ley 25?

Para cumplir con los requisitos de la Ley 25 de Quebec , varias páginas y secciones de un sitio web pueden requerir modificaciones, en particular aquellas que tratan de la recopilación, el uso y el almacenamiento de los datos del usuario. Estas son las páginas más comunes que pueden necesitar actualización:

1. Política de privacidad : esta página debe brindar una explicación clara y transparente sobre los tipos de datos que recopila, cómo los usa, con quién los comparte y durante cuánto tiempo los conserva. También debe incluir información sobre los derechos de protección de datos de los usuarios y cómo pueden ejercerlos.

2. Términos y condiciones : aunque los términos y condiciones generalmente no se centran en la privacidad, es posible que sea necesario modificarlos para incluir información sobre cómo procesa los datos personales y las obligaciones de los usuarios con respecto a esos datos.

3. Página de consentimiento/registro : si tiene una página de registro u otra página donde los usuarios proporcionan sus datos, deberá asegurarse de que contenga una explicación clara de cómo pretende utilizar estos datos y brinde a los usuarios la posibilidad de dar su consentimiento.

4. Páginas de contacto y formulario : si recopila información a través de contacto u otros tipos de formularios, estas páginas deben indicar claramente por qué está recopilando esta información y cómo pretende utilizarla .

5. Banner de cookies/página de política de cookies : si utiliza cookies u otras tecnologías de seguimiento , deberá proporcionar información clara sobre estas tecnologías y obtener el consentimiento del usuario antes de implementarlas.

Además de lo ya comentado, existen varios otros aspectos importantes a tener en cuenta en relación a la Ley 25

1. Función de un Delegado de Protección de Datos (DPO) : es importante considerar si contratar o designar un DPO en su negocio , particularmente si procesa un volumen significativo de datos confidenciales. El DPO supervisa la estrategia de protección de datos y garantiza el cumplimiento de las leyes de protección de datos.

2. Transferencia de datos al extranjero : el proyecto de ley 25 puede afectar la forma en que transfiere datos fuera de Quebec o Canadá. Deberá asegurarse de que el país receptor ofrezca un nivel equivalente de protección de datos.

3. Manejo de violaciones de datos : la ley exige que informe de inmediato cualquier violación de datos a la autoridad pertinente y, en algunos casos, a las personas afectadas. Por lo tanto, sería crucial implementar un proceso para gestionar estos incidentes.

4. Formación y sensibilización del personal : Para garantizar el cumplimiento de la ley, es fundamental que todos los miembros de su personal comprendan la importancia de la protección de datos y sepan cómo manejar adecuadamente los datos personales.

5. Tener en cuenta la protección de datos desde el diseño : Se trata de un enfoque que implica tener en cuenta la protección de datos personales desde las primeras etapas de cualquier nuevo proyecto, producto o servicio .

6. Evaluaciones de impacto de la protección de datos (DPIA) : para ciertos tipos de procesamiento, en particular aquellos que representan un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas, es posible que deba realizar una DIA antes de comenzar el procesamiento.

7. Relación con los subcontratistas : deberá comprobar que sus subcontratistas también cumplen la ley. Puede que sea necesario renegociar tus contratos para incluir cláusulas específicas de protección de datos.

Cada uno de estos temas puede requerir una exploración más detallada dependiendo de sus actividades específicas y de cómo procesa los datos personales.

Conclusión

En conclusión, la nueva ley 25 sobre la protección de datos personales en Quebec representa un cambio importante para las empresas, ya sean privadas, públicas o sin fines de lucro. Su alcance va mucho más allá de la simple gestión de bases de datos de clientes. Tiene un impacto significativo en las campañas de marketing digital , el software de gestión de relaciones con los clientes como HubSpot y mucho más.

Cuando se trata de marketing digital, las empresas deberán asegurarse de que sus campañas en plataformas como Google Ads , Facebook Ads y LinkedIn Ads cumplan con las disposiciones de consentimiento y protección de datos. Ahora es esencial enfatizar un enfoque de aceptación en lugar de exclusión voluntaria, asegurando que cada interacción con el cliente respete sus derechos de privacidad.

En el contexto de la gestión de datos, herramientas como HubSpot pueden desempeñar un papel clave para ayudar a las empresas a centralizar, proteger y gestionar los datos de sus clientes de manera compatible. Esto incluye documentar los consentimientos, gestionar las solicitudes de acceso a los datos e implementar medidas de seguridad adecuadas.

Por último, una buena gestión de datos es algo más que el cumplimiento normativo. También es sinónimo de respeto a la privacidad de los clientes, confianza y relaciones sólidas con ellos.

En el panorama competitivo actual, donde la personalización del marketing es esencial pero debe equilibrarse con el respeto a la privacidad, la gestión eficaz de los datos puede ser una verdadera ventaja competitiva.

Adaptarse al Proyecto de Ley 25 puede parecer una tarea desalentadora, pero también puede ser una oportunidad para repensar y mejorar sus procesos de gestión de datos y estrategias de marketing . El objetivo no es sólo cumplir la ley, sino también crear una cultura empresarial centrada en el respeto de los datos personales de sus clientes.

Glosario de términos técnicos relativos a la ley 25 de Quebec y, más ampliamente, a la protección de datos personales en el contexto web.

1. Dato personal (o personal) : Cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable. Esto podría ser nombre, dirección de correo electrónico, dirección IP, etc.

2. Consentimiento : Autorización otorgada libremente por el interesado para el tratamiento de sus datos personales. El consentimiento debe ser explícito e informado.

3. Cookies : Pequeños archivos que se colocan en el dispositivo de un usuario cuando visita un sitio web . Se pueden utilizar para rastrear las actividades de los usuarios en el sitio, personalizar la experiencia del usuario, etc.

4. Opt-in/Opt-out : Mecanismos que dan al usuario la oportunidad de elegir si desea o no recibir comunicaciones de marketing . La aceptación significa que el usuario debe dar su consentimiento explícito, mientras que con la exclusión voluntaria se presume que el usuario ha dado su consentimiento a menos que declare lo contrario.

5. Cifrado : proceso de convertir información en un código secreto para evitar el acceso no autorizado.

6. Política de privacidad : Documento que explica cómo una empresa recopila, utiliza, divulga y gestiona los datos de los usuarios.

7. Anonimización : El proceso de transformar datos para evitar la identificación de un individuo. Una vez anonimizados, los datos ya no se consideran personales.

8. Seudonimización : proceso de reemplazar campos en registros de datos con identificadores artificiales o seudónimos para evitar la identificación directa.

9. Derechos del interesado : Los derechos que tienen las personas físicas respecto de sus datos personales, como el derecho de acceso, rectificación, supresión (derecho al olvido), etc.

10. Responsable del tratamiento : La entidad (normalmente una empresa u organización) que determina los fines y medios del tratamiento de los datos personales.

11. Procesador : La entidad que procesa datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

12. Portabilidad de los datos : Derecho de las personas a recibir sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina, y a transferirlos a otro responsable del tratamiento.