Ley 25 en resumen para PYMES: protección de datos y estrategia de marketing

En un mundo cada vez más digital donde los datos personales se han convertido en un recurso valioso, la necesidad de proteger la confidencialidad e integridad de esta información nunca ha sido más importante.

En este contexto, la provincia de Quebec, Canadá, presentó recientemente el Proyecto de Ley 25, una ley pionera que busca fortalecer la protección de los datos personales de los consumidores . Esta nueva normativa, inspirada en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, representa un hito importante para las empresas de todos los sectores.

La Ley 25 cubre varias áreas clave, que van desde el consentimiento explícito requerido para la recopilación de datos hasta la protección de los datos de los menores, incluyendo los derechos de las personas a acceder a su información y solicitar su eliminación.

También tiene un impacto significativo en las estrategias de marketing digital, imponiendo restricciones más estrictas sobre cómo las empresas pueden utilizar los datos de los consumidores para publicidad dirigida.

Este texto explora los diversos aspectos de esta ley, su alcance, los cambios que requieren las empresas y cómo herramientas como el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) pueden contribuir al cumplimiento normativo. También analiza las implicaciones prácticas para empresas de diferentes tamaños y sectores, y ofrece consejos útiles para desenvolverse en este nuevo panorama regulatorio.

Ya sea que usted sea un líder empresarial que busca comprender qué significa esta ley para su organización, o simplemente alguien interesado en cómo está evolucionando la protección de datos, este texto es para usted.

Ley 25 y sus plazos en resumen

Para el 22 de septiembre de 2022:

• Designación de un responsable de protección de datos : Esto implica la designación de una persona o equipo interno responsable de garantizar el cumplimiento de las obligaciones de protección de datos personales. Esta persona servirá de punto de contacto para empleados y clientes en caso de preguntas o problemas relacionados con la protección de datos.

• Implementación de medidas de respuesta a incidentes de privacidad: Estas medidas incluyen políticas y procedimientos para identificar, informar y gestionar cualquier filtración de datos. Esto podría incluir cómo la empresa debe notificar a las personas afectadas y a la autoridad de protección de datos.

• Cumplimiento de las nuevas reglas para la divulgación de información personal sin consentimiento para fines de estudio, investigación o estadísticos: Estas nuevas reglas pueden requerir la anonimización de los datos para ciertos usos, con el fin de proteger la identidad de las personas involucradas.

• Evaluación de Impacto sobre la Privacidad (EIP): Es una evaluación sistemática de los riesgos que un nuevo producto, sistema, iniciativa o programa podría suponer para la privacidad de las personas. Esto ayuda a identificar y mitigar riesgos potenciales en una etapa temprana.

• Notificación previa a la Comisión en caso de verificación o confirmación de identidad mediante características o medidas biométricas: Si la empresa planea utilizar características biométricas para verificar la identidad de un individuo (por ejemplo, huellas dactilares, reconocimiento facial), deberá informar a la Comisión antes de hacerlo.

Para el 22 de septiembre de 2023:

• Establecer políticas y prácticas que rijan la gobernanza de la información personal: esto implica desarrollar políticas y procedimientos internos para garantizar la protección de datos en todos los niveles de la organización.

• Realizar una evaluación de impacto sobre la privacidad al comunicar información personal fuera de Quebec: si los datos se transfieren fuera de la jurisdicción, se debe realizar una evaluación de impacto sobre la privacidad para garantizar que los datos se tratarán con el mismo nivel de protección.
  
  
• Cumplimiento de las nuevas normas en materia de consentimiento: las empresas deben obtener un consentimiento informado, específico e inequívoco antes de recopilar, utilizar o divulgar datos personales.
  
  
• Destrucción o anonimización de información personal: cuando los datos ya no son necesarios, deben destruirse o hacerse anónimos para que el individuo ya no pueda ser identificado.

• Cumplimiento de las nuevas obligaciones de información y transparencia hacia los ciudadanos: Esto implica que las empresas deben tener claro cómo utilizan los datos personales y deben proporcionar esta información de forma comprensible.

• Cumplimiento de las nuevas normas para compartir información personal sin consentimiento: Generalmente, se requiere el consentimiento para compartir datos personales. Sin embargo, puede haber excepciones en las que no se requiere. Estas nuevas normas aclararán cuándo y cómo puede suceder esto.

• Cumplimiento de las nuevas reglas para la comunicación de información personal fuera de Quebec: Los datos transferidos fuera de Quebec deben protegerse de la misma manera que si estuvieran almacenados en Quebec.

• Cumplimiento de las nuevas reglas para el uso de información personal: Estas reglas especifican cómo se pueden utilizar los datos, incluidas las restricciones sobre el uso para fines secundarios sin el consentimiento del individuo.

• Disposición predeterminada de la configuración de privacidad máxima para los productos o servicios tecnológicos ofrecidos : Esto significa que la configuración de privacidad predeterminada de los productos o servicios debe establecerse en el nivel más alto de protección de datos.
  
  
• Cumplimiento de las nuevas reglas para la recopilación de información personal sobre menores: Los datos sobre menores a menudo tienen un mayor nivel de protección, y las nuevas reglas especifican cómo deben recopilarse y utilizarse estos datos.
  
  
• Respeto del derecho a cesar la difusión, reindexación o desindexación (derecho al olvido): Las personas tienen derecho a solicitar que sus datos se eliminen o desindexen de los motores de búsqueda .

• Cumplimiento de las nuevas normas para compartir información personal y facilitar el proceso de duelo: En algunos casos, puede ser necesario compartir información personal para facilitar el proceso de duelo. Estas nuevas normas especificarán cómo hacerlo.

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Para el 22 de septiembre de 2024:

Responder a las solicitudes de portabilidad de datos: Las personas tienen derecho a solicitar una copia de sus datos en un formato utilizable y a transferirlos a otra organización. Las empresas deben poder responder a estas solicitudes.

Estas medidas concretas son necesarias para garantizar que las empresas cumplan con la legislación vigente en materia de protección de datos . La formación adecuada del personal es esencial para garantizar su aplicación y cumplimiento efectivos.

OPCIÓN DE ENTRADA VS. OPCIÓN DE NO ENTRADA

En el contexto del proyecto de ley 25 de Quebec, que refuerza las normas de protección de datos, los conceptos de «opt-in» y «opt-out» son extremadamente importantes para comprender cómo las empresas pueden obtener y utilizar los datos personales de sus clientes.

Opt-in : Se trata de un enfoque proactivo para la gestión del consentimiento. En otras palabras, la empresa solo puede recopilar o utilizar los datos personales de una persona si esta ha dado su consentimiento explícito. Esto podría hacerse marcando una casilla en un formulario en línea o firmando un acuerdo de consentimiento. En el contexto de la Ley 25, este suele ser el enfoque preferido, ya que respeta el principio del consentimiento previo.

Exclusión voluntaria : Este enfoque permite a la empresa recopilar o utilizar los datos personales de una persona a menos que esta se oponga explícitamente o solicite su exclusión. Se trata de un enfoque más pasivo, en el que el silencio o la inacción se interpretan como consentimiento. Sin embargo, según el Proyecto de Ley 25, este enfoque suele ser insuficiente para cumplir con las nuevas normas de consentimiento.

Por lo tanto, la Ley 25 promueve firmemente el principio de "opt-in" para la recopilación y el uso de datos personales. Esto significa que las empresas deben obtener el consentimiento explícito e informado antes de recopilar o utilizar los datos personales de sus clientes. También deben poder demostrar que han obtenido dicho consentimiento si las autoridades reguladoras las solicitan.

Impacto de la Ley 25 en diferentes tipos de negocios o formas jurídicas

Esta ley de privacidad tiene implicaciones para todo tipo de empresas, independientemente de su estatus o estructura. Las obligaciones específicas pueden variar según el tamaño de la empresa, el tipo de datos que procesa y cómo los utiliza.

Organizaciones sin fines de lucro (OSFL) : Estas organizaciones suelen manejar datos confidenciales, como información sobre beneficiarios, donantes, voluntarios y empleados. Deben cumplir con las mismas normativas de protección de datos que las empresas con fines de lucro. Esto puede suponer una inversión de tiempo y recursos para garantizar el cumplimiento, lo cual puede ser un desafío para las OSFL, que suelen contar con recursos limitados.

Empresas privadas : Para estas empresas, el cumplimiento de la nueva ley puede requerir una inversión significativa en la implementación de nuevas políticas, la capacitación del personal y la adaptación de los sistemas informáticos. Sin embargo, garantizar la gestión adecuada de los datos personales también ofrece una ventaja comercial. Las empresas que demuestran que se toman en serio la protección de datos pueden ganarse la confianza de sus clientes, lo que puede suponer una ventaja competitiva.

Empresas públicas : Las empresas públicas, en particular las que prestan servicios públicos o gestionan datos sensibles, también deberán cumplir con la nueva normativa. Al igual que en el caso de las empresas privadas, esto puede requerir una inversión de tiempo y recursos. Sin embargo, el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos también puede mejorar la confianza pública en el manejo de la información personal por parte de estas empresas.

Pequeñas y medianas empresas (PYME) : Las PYME podrían verse especialmente afectadas por la nueva ley, ya que suelen contar con menos recursos para gestionar el cumplimiento normativo. Sin embargo, es importante destacar que incluso las pequeñas empresas pueden procesar volúmenes significativos de datos personales, por lo que es crucial que cumplan con la ley.

Es importante tener en cuenta que la ley se aplica a todas las organizaciones que procesan datos personales, estén o no ubicadas en Quebec. Por lo tanto, las organizaciones con sede fuera de Quebec que procesen datos personales de residentes de Quebec también deberán cumplir con la legislación.

La gestión adecuada de su base de datos de clientes y prospectos requiere HubSpot

Un CRM (Customer Relationship Management) como HubSpot puede ayudar a las empresas a cumplir con la nueva ley de privacidad de Quebec de varias maneras:

Organización de datos : Un buen CRM permite organizar y gestionar eficientemente los datos de los clientes. Proporciona visibilidad sobre el origen, el uso y el almacenamiento de los datos, lo cual es crucial para cumplir con los requisitos de la nueva legislación. Además, facilita la actualización, corrección o eliminación de datos según las solicitudes de los clientes.

Consentimiento del cliente : Los CRM modernos pueden ayudar a gestionar el consentimiento del cliente mediante el registro y seguimiento del consentimiento para diferentes usos de datos. Por ejemplo, HubSpot puede ayudar a rastrear quién ha dado su consentimiento a qué tipo de comunicación de marketing y puede retirar fácilmente dicho consentimiento si el cliente lo solicita.

Seguridad de datos : HubSpot ha integrado medidas de seguridad de datos, como el cifrado, que ayudan a proteger la información confidencial de los clientes. La ley exige que las organizaciones tomen medidas para proteger los datos personales, y usar un CRM seguro como HubSpot puede ayudar a cumplir con este requisito.

Acceso y portabilidad de datos : si un cliente solicita ver sus datos o transferirlos a otra organización, un CRM puede facilitar este proceso al reunir todos los datos relevantes en un solo lugar.

Eliminación de datos : si un cliente solicita la eliminación de sus datos, un CRM como HubSpot permite la eliminación fácil y permanente de la información del cliente en todo el sistema.

Es importante tener en cuenta que si una empresa utiliza un CRM para almacenar y gestionar los datos de sus clientes, siempre debe asegurarse de que el proveedor del CRM también cumpla con la legislación vigente. En el caso de HubSpot, cuenta con una política de privacidad integral y procedimientos para ayudar a sus clientes a cumplir con las leyes de protección de datos .

¿Cuál es el impacto de la Ley 25 en la publicidad y las plataformas tecnológicas?

El Proyecto de Ley 25 de Quebec tiene importantes implicaciones para las pequeñas y medianas empresas (PYMES) que utilizan plataformas publicitarias como Google Ads , Facebook Ads y LinkedIn Ads para sus campañas de marketing. A continuación, se presentan algunos cambios concretos:

1. Consentimiento previo : Las pymes deben asegurarse de obtener el consentimiento previo de los usuarios antes de recopilar o utilizar sus datos para campañas publicitarias . Esto significa que probablemente deban modificar sus formularios de registro o contacto para incluir casillas de verificación u otros mecanismos que permitan a los usuarios dar su consentimiento informado.

2. Segmentación publicitaria : Muchas pymes utilizan la segmentación por comportamiento para mostrar anuncios relevantes a los usuarios según su comportamiento en línea . Sin embargo, según la Ley 25, estas prácticas podrían verse restringidas si implican la recopilación o el uso de datos personales sin consentimiento. Las pymes deberán ser cuidadosas con el uso de estas plataformas para la segmentación publicitaria.

3. Cookies y otros rastreadores : Las pymes que utilizan cookies u otros rastreadores para rastrear el comportamiento del usuario y mostrar anuncios personalizados también deben obtener su consentimiento antes de implementarlos. Esto puede requerir la implementación de un banner de cookies u otro mecanismo de consentimiento en su sitio web .

4. Transparencia : Las pymes deben ser transparentes sobre cómo recopilan y utilizan los datos de los usuarios para fines publicitarios. Esto podría requerir la actualización de las políticas de privacidad y los avisos de consentimiento para incluir información detallada sobre las prácticas publicitarias.

5. Gestión de solicitudes de usuarios : Según la Ley 25, los usuarios tienen derecho a solicitar el acceso a sus datos, rectificarlos, eliminarlos u oponerse a su tratamiento con fines comerciales . Las pymes deberán implementar sistemas para gestionar estas solicitudes eficazmente.

Es importante tener en cuenta que estos cambios no solo se aplican a las pymes con sede en Quebec , sino a cualquier empresa que recopile o utilice datos de residentes de Quebec, independientemente de su ubicación. Por lo tanto, las pymes deben ser conscientes de las implicaciones de esta ley, incluso si tienen su sede fuera de Quebec.

¿Qué contenidos debo modificar en mi sitio web para cumplir con la Ley 25?

Para cumplir con los requisitos de la Ley 25 de Quebec , varias páginas y secciones de un sitio web podrían requerir modificaciones, en particular las relacionadas con la recopilación, el uso y el almacenamiento de datos de los usuarios. Estas son las páginas más comunes que podrían requerir actualización:

1. Política de Privacidad : Esta página debe proporcionar una explicación clara y transparente sobre los tipos de datos que recopila, cómo los utiliza, con quién los comparte y durante cuánto tiempo los conserva. También debe incluir información sobre los derechos de los usuarios en materia de protección de datos y cómo pueden ejercerlos.

2. Términos y condiciones : si bien los términos y condiciones normalmente no se centran en la privacidad, es posible que deban modificarse para incluir información sobre cómo maneja los datos personales y las obligaciones de los usuarios con respecto a esos datos.

3. Página de consentimiento/registro : si tiene una página de registro u otra página donde los usuarios proporcionan sus datos, deberá asegurarse de que contenga una explicación clara de cómo pretende utilizar esos datos y brindarles a los usuarios la oportunidad de dar su consentimiento.

4. Páginas de contacto y formularios : si recopila información a través de formularios de contacto u otros tipos de formularios, estas páginas deben indicar claramente por qué está recopilando la información y cómo pretende utilizarla .

5. Banner de cookies / Página de política de cookies : si utiliza cookies u otras tecnologías de seguimiento , deberá proporcionar información clara sobre estas tecnologías y obtener el consentimiento del usuario antes de implementarlas.

Además de lo ya comentado, hay varios otros aspectos importantes a considerar en relación a la Ley 25

1. Rol del Delegado de Protección de Datos (DPD) : Es importante considerar la contratación o designación de un DPD en su empresa , especialmente si procesa un gran volumen de datos sensibles. El DPD supervisa la estrategia de protección de datos y garantiza el cumplimiento de la legislación vigente.

2. Transferencia de datos al extranjero : El Proyecto de Ley 25 podría afectar la forma en que transfiere datos fuera de Quebec o Canadá. Deberá asegurarse de que el país receptor ofrezca un nivel de protección de datos equivalente.

3. Gestión de Violaciones de Datos : La ley exige informar de inmediato sobre cualquier violación de datos a la autoridad competente y, en algunos casos, a las personas afectadas. Por lo tanto, es crucial contar con un proceso para gestionar estos incidentes.

4. Formación y concienciación del personal : Para garantizar el cumplimiento de la ley, es esencial que todos los miembros de su personal comprendan la importancia de la protección de datos y sepan cómo manejar correctamente los datos personales.

5. Protección de Datos por Diseño : Se trata de un enfoque que implica tener en cuenta la protección de los datos personales desde las primeras etapas de cualquier nuevo proyecto, producto o servicio .

6. Evaluaciones de Impacto de Protección de Datos (EIPD) : para ciertos tipos de procesamiento, en particular aquellos que representan un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas, es posible que se le solicite realizar una EIPD antes de comenzar el procesamiento.

7. Relación con subcontratistas : Deberá asegurarse de que sus subcontratistas también cumplan con la legislación. Podría ser necesario renegociar sus contratos para incluir cláusulas específicas de protección de datos.

Cada uno de estos temas puede requerir una exploración más detallada dependiendo de su negocio específico y de cómo maneja los datos personales.

Conclusión

En conclusión, la nueva Ley 25 de Quebec sobre la protección de datos personales representa un cambio importante para las empresas, ya sean privadas, públicas o sin fines de lucro. Su alcance va mucho más allá de la simple gestión de bases de datos de clientes. Impacta significativamente las campañas de marketing digital , el software de gestión de relaciones con los clientes como HubSpot y mucho más.

En cuanto al marketing digital, las empresas deberán garantizar que sus campañas en plataformas como Google Ads , Facebook Ads y LinkedIn Ads cumplan con las normativas de consentimiento y protección de datos. Ahora es fundamental priorizar la inclusión voluntaria en lugar de la exclusión voluntaria, garantizando así que cada interacción con el cliente respete su derecho a la privacidad.

En el contexto de la gestión de datos, herramientas como HubSpot pueden desempeñar un papel clave para ayudar a las empresas a centralizar, proteger y gestionar los datos de sus clientes de forma conforme a la normativa. Esto incluye la documentación de los consentimientos, la gestión de las solicitudes de acceso a los datos y la implementación de las medidas de seguridad adecuadas.

Finalmente, una buena gestión de datos no se limita al cumplimiento normativo. También implica respetar la privacidad del cliente, generar confianza y construir relaciones sólidas con él.

En el competitivo panorama actual, donde la personalización del marketing es esencial pero debe equilibrarse con las preocupaciones sobre la privacidad, la gestión eficaz de datos puede ser una verdadera ventaja competitiva.

Adaptarse a la Ley 25 puede parecer una tarea abrumadora, pero también puede ser una oportunidad para replantear y mejorar sus procesos de gestión de datos y estrategias de marketing . El objetivo no es simplemente cumplir con la ley, sino también crear una cultura corporativa centrada en el respeto a los datos personales de sus clientes.

Glosario de términos técnicos relativos a la Ley 25 de Quebec y, más ampliamente, a la protección de datos personales en el contexto web.

1. Datos personales : Cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable. Esto puede incluir nombre, dirección de correo electrónico, dirección IP, etc.

2. Consentimiento : Autorización otorgada libremente por el interesado para el tratamiento de sus datos personales. El consentimiento debe ser explícito e informado.

3. Cookies : Pequeños archivos que se almacenan en el dispositivo del usuario al visitar un sitio web . Se pueden utilizar para rastrear las actividades del usuario en el sitio, personalizar su experiencia, etc.

4. Opt-in/Opt-out : Mecanismos que permiten al usuario elegir si desea recibir comunicaciones de marketing . Opt-in implica que el usuario debe dar su consentimiento explícito, mientras que con opt-out, se presume que ha dado su consentimiento a menos que indique lo contrario.

5. Cifrado : Proceso de convertir información en un código secreto para evitar acceso no autorizado.

6. Política de privacidad : Un documento que explica cómo una empresa recopila, usa, divulga y gestiona los datos de los usuarios.

7. Anonimización : Proceso de transformación de datos para evitar la identificación individual. Una vez anonimizados, los datos dejan de considerarse personales.

8. Seudonimización : Proceso de reemplazar campos en registros de datos con identificadores artificiales o seudónimos para evitar la identificación directa.

9. Derechos del titular de los datos : Los derechos que tienen las personas con respecto a sus datos personales, como el derecho de acceso, rectificación, eliminación (derecho al olvido), etc.

10. Responsable del tratamiento de datos : La entidad (normalmente una empresa u organización) que determina los fines y medios del tratamiento de datos personales.

11. Encargado del tratamiento : Entidad que trata datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

12. Portabilidad de datos : El derecho de las personas físicas a recibir sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica y a transmitirlos a otro responsable del tratamiento.